Regolamento dell’Archivio storico

Roma, gennaio 2024
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Ordinamento e funzioni

L’Archivio storico della S.P.I. conserva e mette a disposizione degli utenti i documenti prodotti e acquisiti dalla società nel corso della sua esistenza istituzionale.
I documenti custoditi sono soggetti ai vincoli previsti dalla normativa vigente e in partico-lare dalle norme in materia di beni culturali e di trattamento dei dati personali¹.
Responsabile dell’Archivio storico è il Segretario della S.P.I.
Il Regolamento dell’Archivio storico e le sue modifiche sono approvate dal Comitato Esecutivo della S.P.I. previo parere della Soprintendenza archivistica per il Lazio.
Si può accogliere nell’Archivio storico i nuclei documentari prodotti da soggetti esterni (enti e persone) alla S.P.I. purché in relazione ad attività inerenti alla psicoanalisi. Il soggetto versante, ai sensi dell’art. 122, comma 3 del D. Lgs. 42/2004 può stabilire la condizione di non consultabilità di tutti o parte dei documenti dell’ultimo settantennio che vanno esclusi dalla consultazione. Resta ferma la possibilità in questo ultimo caso di accesso da parte del mede-simo depositante e degli altri soggetti indicati dall’art. 122 comma 3 del D. lgs. 42/2004.
Il presente Regolamento disciplina l’accesso ai documenti contenuti nell’Archivio storico della SPI da parte di chiunque per le finalità di cui al Codice deontologico vale a dire fini di ricerca storica, studio, indagine, documentazione, informazione e per fatti e circostanze del passato. Sono fatti salvi gli accessi alla documentazione previsti dalle altre norme vigenti secondo i modi e le forme in esse stabiliti.
L’utente che intenda fare uso del materiale visionato nell’Archivio storico della SPI è tenuto a citare la fonte, inserendo la tipologia di documento e indicando la seguente dicitura: “Su concessione dell’Archivio storico SPI -Società Psicoanalitica Italiana -con divieto di ulteriore riproduzione, duplicazione e/o diffusione con qualsiasi mezzo e forma”.
L’utente manleva la SPI da ogni danno diretto e/o indiretto che possa esser fatto valere da terzi a seguito del trattamento dei dati e delle informazioni tratte dall’archivio storico SPI. E’ fatto obbligo per l’utente, prima di procedere alla diffusione o comunicazione dei dati, verificarne la qualità anche mediante aggiornamenti e verifiche nel rispetto del principio di correttezza e buona fede.

^{Nota 1}: Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e ss.mm.; Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e ss.mm.

Rapporti con gli utenti

La SPI mette a diposizione l’Archivio sia su supporto cartaceo che online. La documenta-zione disponibile online, tuttavia, potrà essere inferiore rispetto a quella cartacea.
Le presenti regole si applicano sia all’archivio online che a quello cartaceo, salvo che esse siano incompatibili con le modalità di accesso impiegate.
I locali che ospitano l’Archivio storico sono aperti dal lunedì al venerdì dalle ore 9,30 alle ore 13,00. È prevista inoltre la possibilità di apertura pomeridiana da concordare di volta in volta. Le chiusure estive e per le diverse festività vengono comunicate di volta in volta con affissione degli avvisi. Si accede comunque previo appuntamento.
Sono ammessi a frequentare l’Archivio storico tutti coloro che hanno compiuto il diciotte-simo anno d’età siano essi italiani o cittadini stranieri. Possono frequentarlo minorenni soltan¬to se muniti di malleveria e richiesta motivata o in caso di partecipazione a gruppi scolastici.
Per essere ammesso alla consultazione dell’Archivio storico l’utente deve esibire un documento d’identità valido e compilare un modulo dove indicare: generalità, recapito, titolo di studio, professione, oggetto, scopo ed eventuale committente della ricerca nonché impe-gnarsi al rispetto della normativa vigente e del presente Regolamento. Il suddetto modulo deve essere compilato per ogni nuova ricerca eseguita in un giorno differente.
Ogni volta che accede all’Archivio storico, l’utente deve firmare il registro delle presenze.
L’accesso all’Archivio storico online è consentito previa registrazione e autenticazione al sito nonché accettazione telematica del presente Regolamento. L’Utente online si obbliga a rilasciare dati veritieri per l’autenticazione consapevole delle conseguenze di legge per il rilascio di false generalità e ad aggiornare i propri dati nel caso in cui siano intervenute delle modifiche. Le modalità di accesso all’archivio online sono indicate nel medesimo sito. È fatto divieto all’Utente online di tenere qualsiasi condotta che possa importare un danno alle infrastrutture informatiche della SPI o di altri soggetti nonché qualsiasi tipo di danno alla SPI o a terzi, ivi compresa l’inaccessibilità all’Archivio o la disattivazione delle misure di sicurezza informatiche. L’Archivio si riserva la facoltà di consentire l’accesso ai documenti online ma non il download dei medesimi.
Il personale della S.P.I. è a disposizione degli utenti per fornire la necessaria assistenza alla ricerca.
La consultazione dei documenti cartacei avviene nei locali a ciò riservati.
L’utente può introdurre nella sala di consultazione il materiale necessario per scrivere e il computer portatile; deve lasciare nell’anticamera soprabiti, ombrelli, borse, contenitori e qualsiasi oggetto ritenuto non idoneo dal personale. All’interno della sala di consultazione è vietato utilizzare il telefono cellulare.
La richiesta di materiale da consultare deve essere effettuata compilando gli appositi moduli indicando il numero della unità archivistica richiesta.
Le richieste verranno conservate dall’ufficio e i dati in esse contenuti, previa anonimizza-zione, potranno essere elaborati a scopo statistico.
Il personale effettua quotidianamente due prese di materiale d’archivio. All’utente sono consentite, nello stesso giorno, richieste per documenti contenuti massimo in 5 unità di conservazione (buste o registri) a presa.
Nel caso l’utente debba consultare per più giorni la stessa unità archivistica, questa può essere lasciata in deposito. Un’unità in deposito non consultata per più di sette giorni viene ricollocata in archivio.
Per ogni utente le unità archivistiche tenute in deposito vengono scalate dal numero delle prese quotidiane.
Durante la consultazione non deve essere alterato l’ordine del fascicolo e sui documenti non deve essere apposto alcun segno o annotazione, neanche a matita. Nel caso di presunto disordine all’interno di un’unità archivistica l’utente non deve riordinare i documenti, ma segnalarlo al personale.
L’utente non può tenere aperto più di un fascicolo per volta. Nel caso di registri al cui interno non vi siano carte sciolte, il limite non è valido. L’utente, qualora lo ritenga necessario, può fare richiesta per la consultazione di due o più unità archivistiche contemporaneamente al responsabile dell’Archivio che si riserva di accettarla.
La riproduzione fotostatica o fotografica di documenti (con qualsiasi mezzo) deve essere autorizzata dal responsabile dell’Archivio. Essa non viene autorizzata quando l’operazione contravviene alla buona conservazione. Per le copie è dovuto il costo stabilito dall’Archivio a titolo di rimborso spese.
Non è contemplato il prestito di documenti. L’autorizzazione al loro trasferimento tempo-raneo per manifestazioni culturali è concessa dal segretario della S.P.I. previa comunicazione alla Soprintendenza archivistica per il Lazio.
Il testo di documenti conservati presso l’Archivio storico può essere trascritto e pubblica¬to, anche integralmente, citando la fonte sulla base della collocazione inventariale e previa autorizzazione scritta del Segretario del Comitato esecutivo della SPI con l’espressa avverten-za del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.
L’utente che, in seguito alle ricerche effettuate, produca uno studio o una pubblicazione si impegna a consegnarne tre copie gratuite in formato cartaceo ed una copia in formato elettronico all’Archivio.
L’utente che commette gravi inadempienze non è più ammesso a frequentare l’Archivio storico in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 13, comma 2 del Codice deontologico per il trattamento dei dati per fini storici.

Consultabilità

La consultabilità regolata dalla vigente normativa nazionale². Resta inteso che i soggetti che procedono per motivi professionali alla consultazione dei documenti contenenti dati personali rivestono il ruolo di Titolari del trattamento e sono tenuti all’esecuzione degli adempimenti di legge.
Tutti i documenti sono liberamente consultabili eccetto:
a) quelli considerati riservati dal Comitato esecutivo della SPI, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo, i procedimenti giudiziari e stragiudiziali di qualsiasi tipo di cui la SPI abbia fatto parte o faccia parte o altri procedimenti di carattere amministrativo o disciplinare; i documen-ti relativi al personale della SPI; i documenti di cui alle procedure disciplinari deontologiche degli associati SPI o delle procedure di infrazione della medesima SPI, i dati di carattere valutativo espressi nei confronti di coloro che si sono candidati all’associazione o sono asso-ciati a qualsiasi titolo; i casi clinici; qualsiasi altro documento che contenga dati sensibili ex art. 4, comma 1 lett. d) dl D. Lgs. 196/2003 o i dati giudiziari di tipo penale ex art. 4, comma 1 lett. e) del D. Lgs. 196/2003 prodotti da meno di quaranta anni. Nel caso in cui si tratti di dati relativi alla salute, la vita sessuale o la vita familiare la non consultabilità termina settanta anni dal deposito dei documenti che li contengono come da art 122, comma 3 del D. lgs. 42/2004.
b) quelli dichiarati di carattere riservato ai sensi dell’art. 125 del D. Lgs. 42/2004 con “declara¬toria di riservatezza”;
c) quelli per i quali il proprietario ha posto come condizione del deposito la non consultabilità in tutto o in parte (art. 127, comma 2 del Codice).
Per motivi di tutela del patrimonio archivistico è escluso dalla consultazione il materiale d’archivio non presente nell’inventario o interessato a intervento o trattamento inventariale.
Fatto salvo quanto previsto nel presente Regolamento la SPI si riserva la facoltà di appli-care sanzioni con un autonomo regolamento conoscibile dai soggetti utenti per affissione nelle sale di consultazione come da art. 13 comma 2 del Codice deontologico per il trattamen-to dei dati per fini storici.
La SPI si riserva la facoltà di segnalare al Garante eventuali violazioni del Codice di deon-tologia per il trattamento dei dati per fini di ricerca storica e violazioni della normativa a tutela dei dati personali di cui sia venuto a conoscenza.

^{nota 2} : Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, artt. 122-127; Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, artt. 101-103; Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici, art. 10 All. 2 al D. Lgs. 196/2003.